di Stefano Novelli

In questi giorni dell’emergenza sanitaria del #covid19italia, lo smart working è divenuto di centrale attualità. Le imprese che decidono di proseguire l’attività, sono infatti tenute a garantire condizioni di lavoro che tutelino la sicurezza dei loro lavoratori. Sono invitate a concedere ferie e permessi, ma anche a incentivare il lavoro a distanza.

Ciò sta comportando un’ulteriore spinta ad un cambio profondo delle nostre abitudini, a qualificare l’importanza del programmare bene la nostra giornata. Del tempo che concediamo alla pianificazione degli appuntamenti e organizzazione del lavoro; del tempo che diamo al nostro interlocutore affinchè la sua voce, proveniente non più dalla scrivania dinanzi a noi, ma da casa sua e dal nostro monitor, arrivi a noi chiara e forte.

Del rispetto dovuto ai nostri colleghi, che organizzano le loro attività assieme alla vita casalinga: pensiamo alle madri di bambini molto piccoli, a chi ha in casa figli momentaneamente impossibilitati ad andare a scuola. Insomma, questo cambiamento si accompagna al già di per sè grande stravolgimento della quotidianità legato all’obbligo di restare in casa.

Siamo tutti indotti a importanti riflessioni.

Usciremo come popolazione – forse –  profondamente cambiati dopo gli eventi in corso. Sicuramente, gli aspetti positivi legati alla contingenza lavorativa dello smart working, potranno produrre su di noi e la nostra organizzazione effetti positivi in futuro.

Il primo passo, la riorganizzazione delle attività

Il primo passo da adottare può, deve essere quello del riorganizzare il proprio team in funzione del nuovo scenario. Se il nostro ufficio è di per sè articolato, come molto probabile, in team diversi, dobbiamo consolidare e confermare i gruppi correlati alle varie macroattività: è l’inizio. Essi dovranno agire in parallelo, programmando aggiornamenti periodici per verificare l’avanzamento dei vari task.

Le riunioni plenarie potranno essere a inizio e fine settimana. Ciascuno dei team farà il punto di quanto fatto, e di quanto da farsi.

Come superare le problematiche legate alla produttività?

Le catene dell’abitudine sono troppo leggere per essere avvertite, finchè non diventano troppo pesanti per essere spezzate, recita un aforisma di Samuel Johnson.

La problematica significativa dello smart working, se praticato da tutte le donne e uomini della nostra squadra, è legata all’adottare strumenti necessari per garantire all’organizzazione un adeguato livello di produttività, laddove non abbiamo le ordinarie condizioni di aggregazione dei componenti in team che rappresentano la consueta funzionalità dell’ufficio. Tutto ciò, cambiando le abitudini sulle quali il nostro metodo di lavoro ordinario è basato.

Quando lavoriamo da casa, di fatto siamo noi stessi gli unici testimoni del nostro lavoro, gli unici colleghi presenti nella stanza e nello spazio. Le uniche persone cui dobbiamo “rendere conto” passo dopo passo. Pertanto, occorre dotarsi di strumenti che ci agevolino in tal senso.

Il primo step, deve essere quello della pianificazione del tempo. Occorre preparare una to do list dettagliata di ciò che vorremo realizzare nella giornata, e rispettarla. Possiamo ricorrere a delle idee che facciano al caso nostro.

La tecnica del “pomodoro“. Alla base ha una ripartizione del tempo tra produttività e riposo, per dare modo anche alla mente di allentare un po’ la concentrazione tra un carico di lavoro e l’altro. In breve i passi potrebbero essere i seguenti: 25 minuti di concentrazione, seguiti da 5 minuti di pausa, nei quali fare ciò che ci aiuta a distrarci (ascoltare una canzone, scrivere un messaggio, bere un succo di frutta, ad esempio). E’ indicata una ripetizione per 4 volte: l’ultima pausa è più lunga (almeno 15 minuti). E poi, via da capo.

L’aspetto più importante è il ritmo. Dobbiamo abituare la mente ad un ciclicità. Ma è solo un esempio di auto disciplina, ce ne potrebbero essere tanti. Smart Working è per definizione flessibilità, e dunque creatività anche nel lasciare ciascuno trovare la soluzione taylor made sulle proprie esigenze.

La normativa

L’Italia ha già dal 2017 una legge a disciplinare lo smart working. E’ la legge n.81 licenziata dalle Camere. Essa va a normare le attività del lavoratore autonomo, prevedendo al capo II disposizioni apposite per il lavoro da casa.

La finalità. Incrementare la competitivita’ e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalita’ di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attivita’ lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Il datore di lavoro e’ responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attivita’ lavorativa.

La sicurezza. Il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalita’ di lavoro agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalita’ di esecuzione del rapporto di lavoro.

Il lavoratore e’ tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.

Qualche esempio di strumento buono alla nostra esigenza

Naturalmente, i tradizionali strumenti di collegamento a distanza come Skype, Skype for Business, Webex, sono l’ideale per le riunioni di gruppo.

C’è poi uno strumento, Trello, pensato per il Project Management, che può fare al caso dei gruppi di lavoro, che intendano avere una bacheca condivisa.  Basato sul concetto kanban di origine Toyota, Trello, gratuito, è molto semplice. Si basa su tre funzioni principali.

Board: la lavagna, che rappresenta la tematica di lavoro (ad esempio la pratica dell’agevolazione dei progetti da portare a credito di imposta per la ricerca e sviluppo di un’azienda). List: Sono i macro-step di un progetto (es. “Da fare”, “In lavorazione”, “Fatto”); idee (es. “Idee per il piano editoriale blog”, “Idee per il piano editoriale Facebook” e via dicendo), oppure si riferiscono alle varie persone che fanno parte di un gruppo. Card: è l’unita di base della board. Essa è il singolo task o un’idea.

Noi di Net 4 Partners stiamo usando questo, e altri strumenti, per reimpostare il nostro lavoro in questo particolarissimo momento.

Con la certezza che da ogni male, possa nascere un domani un bene, in questo caso rappresentato da un’evoluzione del pensiero, delle azioni, delle abitudini di ciascuno.

Cresciamo insieme con lo smart working, raccontaci la tua esperienza scrivendo a info@net4partners.it